Prezenta Politică de Confidențialitate este emisă de:
- Denumire
- erpos s.r.l.
- Cod de înregistrare fiscală
- RO 16675551
- Nr. înregistrare Registrul Comerțului
- J26/1361/2004
- Sediul social
- Str. Moldovei nr. 22/6, Târgu Mureș, județul Mureș, România
- Adresă web
- www.erpos.ro
- E-mail de contact (date cu caracter personal)
- privacy@erpos.ro
Notă privind entitatea afiliată din Canada: erpos s.r.l. poate colabora cu erpos INC, societate înregistrată în Canada, în cadrul unor relații de tip prestator de servicii (persoană împuternicită). Orice transfer de date cu caracter personal din România/Spațiul Economic European (SEE) către erpos INC se efectuează exclusiv pe baza Clauzelor Contractuale Standard adoptate prin Decizia Comisiei Europene 2021/914/UE din 4 iunie 2021 (modulul operator-persoană împuternicită), conform art. 46 alin. (2) lit. c) din RGPD. Detalii suplimentare sunt disponibile la cerere, prin adresa de contact indicată la secțiunea 11.
În funcție de modul în care interacționați cu serviciile noastre, prelucrăm următoarele categorii de date:
| Categorie | Exemple de date | Sursa colectării |
|---|---|---|
| Date de identificare | Nume, prenume, denumire companie, CUI/CIF | Furnizate direct de persoana vizată |
| Date de contact | Adresă e-mail, număr de telefon, adresă poștală | Furnizate direct; formulare web |
| Date privind utilizarea serviciilor | Licențe activate, module utilizate, istoricul asistenței tehnice | Generate prin utilizarea produselor erpos |
| Date tehnice de acces (log-uri) | Adresă IP, tip browser/sistem de operare, pagini vizitate, data/ora accesului, cod de răspuns HTTP | Colectate automat la accesarea site-ului |
| Date de facturare | Datele necesare emiterii facturilor, inclusiv codul fiscal al persoanei fizice autorizate/persoanei juridice | Furnizate direct în procesul comercial |
| Comunicări | Conținutul mesajelor transmise prin e-mail, formularul de contact sau sistemul de ticketing | Furnizate direct de persoana vizată |
| Date din cookie-uri | Preferințe sesiune, date analitice anonimizate | Colectate automat cu consimțământul dvs. (detalii la secțiunea 7) |
Prelucrăm datele dvs. cu caracter personal exclusiv în scopuri determinate, explicite și legitime, pe baza uneia dintre temeiurile legale prevăzute la art. 6 alin. (1) din RGPD:
| Scop al prelucrării | Date utilizate | Temeiul legal (art. 6 RGPD) | Retenție |
|---|---|---|---|
| Furnizarea produselor și serviciilor software (licențe, implementare, suport tehnic) | Date de identificare, date de contact, date utilizare servicii, date facturare | Art. 6(1)(b) – Executarea contractului | Pe durata contractului + 5 ani de la încetare |
| Emiterea și arhivarea documentelor fiscale (facturi, chitanțe) | Date de identificare, date facturare, CUI | Art. 6(1)(c) – Obligație legală (Legea nr. 82/1991 a contabilității, Legea nr. 227/2015 – Codul fiscal) | 10 ani de la emiterea documentului |
| Răspuns la solicitările de informații / ofertare / suport pre-vânzare | Date de identificare, date de contact, comunicări | Art. 6(1)(b) – Pași precontractuali sau Art. 6(1)(f) – Interes legitim | 12 luni de la ultima interacțiune, dacă nu se încheie contract |
| Securizarea și monitorizarea infrastructurii tehnice (log-uri server) | Date tehnice de acces (IP, browser, timestamp) | Art. 6(1)(f) – Interes legitim (prevenirea atacurilor cibernetice, integritatea serviciilor) | Maximum 6 luni |
| Trimiterea de comunicări comerciale (newsletter, actualizări produse, oferte) | Adresă e-mail, date de identificare | Art. 6(1)(a) – Consimțământ (poate fi retras oricând) | Până la retragerea consimțământului + 3 ani (dovadă consimțământ) |
| Îndeplinirea obligațiilor legale (răspuns la solicitările autorităților, ANSPDCP) | Orice date necesare | Art. 6(1)(c) – Obligație legală | Conform prescripției legale aplicabile |
| Soluționarea litigiilor și apărarea drepturilor în instanță | Date de identificare, comunicări, date contractuale | Art. 6(1)(f) – Interes legitim | Pe durata litigiului + termenele de prescripție aplicabile (max. 3–10 ani) |
Nu vindem datele dvs. cu caracter personal. Putem divulga sau transfera date exclusiv în situațiile descrise mai jos:
| Destinatar / Categorie | Tipul relației | Garanție juridică |
|---|---|---|
| erpos INC (Canada) | Entitate afiliată / Persoană împuternicită pentru servicii tehnice | Clauze Contractuale Standard – Decizia CE 2021/914/UE (modul operator→persoană împuternicită) |
| Furnizori de servicii de găzduire web și cloud | Persoană împuternicită (art. 28 RGPD) | Contract de prelucrare a datelor; servere situate în UE/SEE sau SCC |
| Furnizori de servicii de e-mail și ticketing | Persoană împuternicită | Contract de prelucrare a datelor |
| Furnizori de servicii de contabilitate și audit | Operator independent sau persoană împuternicită | Contract cu clauze de confidențialitate |
| Autorități publice (ANAF, ANSPDCP, instanțe judecătorești, organe de urmărire penală) | Terț cu temei legal propriu | Obligație legală (art. 6(1)(c) RGPD) sau ordin judecătoresc |
Transferuri internaționale: Canada nu beneficiază de o decizie de adecvare generală valabilă din perspectiva RGPD pentru operatorii privați care nu intră sub incidența PIPEDA. Prin urmare, orice transfer de date cu caracter personal către erpos INC se realizează exclusiv pe baza Clauzelor Contractuale Standard (SCC) adoptate prin Decizia Comisiei Europene 2021/914/UE, care înlocuiesc cadrul Privacy Shield (invalidat prin Hotărârea CJUE C-311/18 Schrems II din 16 iulie 2020).
Aveți dreptul de a solicita o copie a garanțiilor adecvate implementate. Cererea poate fi transmisă la adresa indicată în secțiunea 11.
Păstrăm datele cu caracter personal numai atât timp cât este necesar pentru realizarea scopului pentru care au fost colectate sau atât timp cât suntem obligați prin lege. Criteriile utilizate pentru determinarea perioadei de stocare sunt:
- durata relației contractuale;
- termenele de arhivare impuse de legislația fiscală și contabilă (ex.: 10 ani pentru documente justificative);
- termenele de prescripție aplicabile eventualelor pretenții legale;
- durata consimțământului, în cazul prelucrărilor bazate pe consimțământ.
| Categorie de date | Perioadă de retenție | Temeiul perioadei |
|---|---|---|
| Date contractuale și de facturare | 10 ani de la data documentului | Legea contabilității nr. 82/1991 |
| Corespondență comercială (pre-contractuală) | 12 luni de la ultima interacțiune | Interes legitim |
| Log-uri tehnice server | Maximum 6 luni | Interes legitim (securitate IT); principiul minimizării |
| Date pentru marketing (newsletter) | Până la retragerea consimțământului | Consimțământ (art. 6(1)(a) RGPD) |
| Datele aferente cererilor de exercitare a drepturilor RGPD | 3 ani de la soluționarea cererii | Interes legitim (dovada conformității) |
| Date privind incidentele de securitate | 3 ani | Art. 33 RGPD – obligație de documentare |
La expirarea perioadei de retenție, datele sunt șterse definitiv sau anonimizate ireversibil, prin proceduri tehnice sigure.
Beneficiați de toate drepturile conferite de Capitolul III al RGPD. Mai jos găsiți o descriere a fiecărui drept, însoțită de modalitatea de exercitare:
Puteți solicita o confirmare cu privire la prelucrarea datelor dvs. și o copie a acestora, împreună cu informații despre scopuri, destinatari și perioade de retenție.
Aveți dreptul de a obține corectarea sau completarea datelor inexacte sau incomplete care vă privesc.
Puteți solicita ștergerea datelor atunci când nu mai sunt necesare scopului, când retrageți consimțământul sau când prelucrarea este ilegală, sub rezerva obligațiilor legale de arhivare.
Puteți solicita restricționarea prelucrării în anumite situații (ex.: contestați exactitatea datelor, vă opuneți ștergerii, aveți nevoie de date pentru un litigiu).
Aveți dreptul să primiți datele furnizate de dvs., pe bază de consimțământ sau contract, într-un format structurat, utilizat frecvent și lizibil automat.
Vă puteți opune prelucrărilor bazate pe interesul nostru legitim (art. 6(1)(f)) sau pe sarcini de interes public, din motive ce țin de situația dvs. particulară. Prelucrarea pentru marketing direct poate fi blocată oricând, necondiționat.
Aveți dreptul de a nu fi supus unor decizii bazate exclusiv pe prelucrare automatizată care produc efecte juridice sau vă afectează semnificativ. erpos s.r.l. nu utilizează profilare cu efecte juridice.
Oriunde prelucrarea se bazează pe consimțământul dvs., îl puteți retrage oricând, fără a afecta legalitatea prelucrărilor efectuate anterior retragerii.
Cererea se transmite în scris (prin e-mail sau poștă) la datele de contact din secțiunea 11. Cererea va fi soluționată în termen de 30 de zile de la data primirii. Termenul poate fi prelungit cu încă 60 de zile în cazuri complexe sau când există un număr mare de cereri, caz în care veți fi informat în mod corespunzător în termen de 30 de zile, cu indicarea motivelor prelungirii (art. 12 alin. (3) RGPD). Serviciul este gratuit; în cazul cererilor vădit nefondate sau excesive, putem percepe o taxă rezonabilă sau refuza soluționarea (art. 12 alin. (5) RGPD).
Dreptul de a depune plângere: Dacă considerați că prelucrarea datelor dvs. cu caracter personal încalcă RGPD sau Legea nr. 190/2018, aveți dreptul de a depune o plângere la:
- Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP)
- B-dul Magheru nr. 28–30, sector 1, București · +40 318 059 211 · anspdcp@dataprotection.ro · www.dataprotection.ro
Aveți de asemenea dreptul de a vă adresa instanțelor judecătorești competente din România sau din statul UE în care vă aflați în mod obișnuit (art. 79 RGPD).
Site-ul erpos.ro utilizează cookie-uri și tehnologii similare conform prevederilor Legii nr. 506/2004 privind prelucrarea datelor cu caracter personal în sectorul comunicațiilor electronice (transpunând Directiva ePrivacy 2002/58/CE, modificată prin 2009/136/CE), coroborate cu RGPD.
| Categorie | Scop | Durată | Baza legală |
|---|---|---|---|
| Cookie-uri strict necesare | Funcționarea tehnică a site-ului (sesiune, preferințe de afișare) | Sesiune / Max. 1 an | Interes legitim / Necesitate tehnică (nu necesită consimțământ) |
| Cookie-uri analitice | Statistici de utilizare anonimizate (număr vizitatori, pagini accesate) | Max. 2 ani | Consimțământ (art. 6(1)(a) RGPD) |
| Cookie-uri de marketing | Personalizarea publicității / remarketing | Max. 1 an | Consimțământ (art. 6(1)(a) RGPD) |
La prima vizitare a site-ului, vi se va afișa un banner de consimțământ prin care puteți accepta sau refuza cookie-urile neeseesare. Puteți modifica oricând preferințele dvs. privind cookie-urile accesând setările din browser sau din panoul de gestionare cookie de pe site.
Informații tehnice de acces (log-uri server): Serverele noastre înregistrează automat adresa IP, tipul de browser, sistemul de operare, URL-ul referer, paginile accesate și codul HTTP de răspuns. Aceste date sunt utilizate exclusiv pentru securitatea și mentenanța tehnică a infrastructurii și sunt șterse după maximum 6 luni.
erpos s.r.l. implementează măsuri tehnice și organizatorice adecvate, în conformitate cu art. 32 din RGPD, pentru a proteja datele cu caracter personal împotriva distrugerii, pierderii, modificării, divulgării sau accesului neautorizat. Măsurile includ, fără a se limita la:
- criptarea comunicațiilor (protocol HTTPS/TLS);
- controlul accesului bazat pe roluri și principiul necesității cunoașterii;
- copii de siguranță periodice cu testarea restaurării;
- monitorizarea și jurnalizarea evenimentelor de securitate;
- instruirea periodică a personalului în domeniul protecției datelor;
- revizuirea periodică a politicilor și procedurilor interne de securitate.
Notificarea încălcărilor de securitate: În cazul unui incident de securitate care afectează datele dvs. cu caracter personal și care este susceptibil să genereze un risc pentru drepturile și libertățile dvs.:
- erpos s.r.l. va notifica ANSPDCP în termen de 72 de ore de la luarea la cunoștință a incidentului (art. 33 RGPD);
- în cazul unui risc ridicat pentru drepturile și libertățile dvs., veți fi informați fără întârzieri nejustificate (art. 34 RGPD), prin mijloacele de contact disponibile.
Toate incidentele de securitate sunt documentate intern în Registrul de evidență a încălcărilor de securitate, indiferent de gradul de risc.
Serviciile erpos s.r.l. sunt destinate exclusiv persoanelor cu vârsta de minimum 16 ani sau, în privința serviciilor societății informaționale bazate pe consimțământ, persoanelor cu vârsta de minimum 14 ani, conform art. 6 alin. (1) lit. a) coroborat cu art. 8 din RGPD și art. 6 din Legea nr. 190/2018 (vârsta de consimțământ digital stabilită la 14 ani în România).
Nu colectăm în mod deliberat date cu caracter personal ale minorilor sub vârsta indicată mai sus. Dacă luăm cunoștință că am primit date ale unui minor fără acordul valabil al părintelui sau tutorelui legal, vom proceda la ștergerea acestor date fără întârziere. Dacă sunteți părinte sau tutore și aveți cunoștință că minorul dvs. ne-a furnizat date, vă rugăm să ne contactați la datele din secțiunea 11.
Prezenta Politică de Confidențialitate poate fi actualizată periodic pentru a reflecta modificările în practicile noastre de prelucrare a datelor, în legislația aplicabilă sau în recomandările autorităților de supraveghere.
În cazul unor modificări substanțiale care afectează drepturile dvs., veți fi notificați în avans (cu minimum 30 de zile) prin e-mail sau printr-un mesaj vizibil pe site-ul nostru. Modificările minore (redacționale, clarificări) intră în vigoare la data publicării.
Data ultimei actualizări este indicată în antetul prezentului document. Versiunile anterioare pot fi solicitate la adresa de contact din secțiunea 11.
Pentru orice întrebare, solicitare sau plângere legată de prelucrarea datelor dvs. cu caracter personal, vă puteți adresa:
- Operator de date
- erpos s.r.l.
Str. Moldovei nr. 22/6, Târgu Mureș, județul Mureș, România
E-mail: privacy@erpos.ro
Web: www.erpos.ro - Responsabil cu Protecția Datelor (DPO)
- [A se completa: Numele DPO-ului sau ale firmei externalizate, adresa de e-mail dedicată, ex.: dpo@erpos.ro]
Dacă erpos s.r.l. nu are obligația legală de desemnare a unui DPO conform art. 37 RGPD, solicitările RGPD se adresează direct operatorului la adresa de mai sus.
- Regulamentul (UE) 2016/679 (RGPD) al Parlamentului European și al Consiliului din 27 aprilie 2016
- Legea nr. 190/2018 privind măsurile de punere în aplicare a Regulamentului (UE) 2016/679
- Legea nr. 506/2004 privind prelucrarea datelor cu caracter personal și protecția vieții private în sectorul comunicațiilor electronice
- Decizia Comisiei Europene 2021/914/UE din 4 iunie 2021 privind Clauzele Contractuale Standard pentru transferul datelor cu caracter personal către țări terțe
- Legea nr. 82/1991 – Legea contabilității (republicată)
- Legea nr. 227/2015 – Codul Fiscal
- Hotărârea CJUE C-311/18 (Data Protection Commissioner vs. Facebook Ireland Limited și Maximillian Schrems) – Schrems II, 16 iulie 2020